UMOWY Z JST / AO – WAŻNE INFORMACJE
Od tygodnia trwa już proces podpisywania umów o dofinansowanie w ramach projektu „Lokalny Animator Sportu” z przedstawicielami Jednostek Samorządu Terytorialnego i Administratorami Orlików.
W tym roku do podpisywania umów w projekcie wykorzystywana jest usługa elektronicznego podpisu dostarczona przez serwis Autenti. W związku z tym umowy są szczegółowo weryfikowane, a każde odrzucenie umowy przez Operatora wydłuża cały proces. Poniżej znajdują się wskazówki pozwalające uniknąć najczęściej powtarzanych błędów.
Przed zaakceptowaniem umowy i wysłaniem do podpisu przez Operatora, niezbędna jest precyzyjna weryfikacja danych zawartych w wygenerowanych dokumentach, szczególnie zwrócenie uwagi na dane wprowadzane do preambuły. Przed wygenerowaniem umowy należy upewnić się czy:
- WSZYSTKIE DANE ZAWARTE W ZAKŁADCE "DANE JST" SĄ PEŁNE I POPRAWNE ?
Nazwa: GMINA/MIASTO Przykładowo
Miejscowość: Przykładowo
Kod Pocztowy: 55-555
Adres: Ul. Przykładowa
Nr Domu: 5
Nr Lokalu: (opcjonalnie - jeżeli nie ma numeru lokalu prosimy pozostawić puste miejsce);
2. WPROWADZONA ZOSTAŁA PEŁNA NAZWA STANOWISKA WRAZ Z PEŁNĄ NAZWĄ INSTYTUCJI ?
Jan Testowy - Dyrektor Szkoły im. Jakuba Przykładowego nr 5 w Przykładowie
Jan Testowy – Wójt Gminy Przykładowo
Janina Testowa – Skarbnik Gminy Przykładowo
Jeżeli już na etapie wniosku została podana skrócona nazwa stanowiska, trzeba dokonać korekty. Instrukcja jak to zrobić jest TUTAJ
3. PODANY ZOSTAŁ POPRAWNY ADRES E-MAIL OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO PODPISANIA UMOWY ?
Przy wprowadzaniu w punkcie 1. danych osób upoważnionych do podpisywania umowy w polu „Adres email należący do osoby uprawnionej do podpisywania umowy” wprowadzić służbowy adres e-mail należący do osoby / osób podpisującej umowę.
Podanie w tym miejscu adresu e-mail innej osoby, będzie skutkować odrzuceniem umowy do ponownego uzupełnienia.
Przykład:
Jeżeli składaniem wniosku zajmuje się referent do spraw sportu korzystający z adresu e-mail [email protected], a umowę podpisywać będzie Burmistrz Miasta Złocieniec Jan Kowalski – w pole „Adres email należący do osoby uprawnionej do podpisywania umowy” należy wpisać służbowy adres e-mail burmistrza.
Wpisanie adresu e-mail referenta w tym przypadku będzie błędem.
Podobnym błędem będzie podanie adresu e-mail należącego do sekretariatu lub asystenta/ki wójta/burmistrza/prezydenta, ponieważ, te adresy e-mail są zbyt ogólne lub należą do osób nieupoważnionych do zawarcia umowy.
KIEDY MOŻNA WYKORZYSTAĆ PRYWATNY ADRES E-MAIL ?
Wyjątkiem od procedury podania służbowego adresu e-mail jest sytuacja, w której Dyrektor Szkoły, Dyrektor GOSiR lub Dyrektor innego podmiotu administrującego Orlikiem posiada pisemne upoważnienie do podpisania umowy przez JST, ale nie dysponuje swoim imiennym służbowym adresem e-mail. W takiej sytuacji możliwe jest użycie prywatnego adresu e-mail, jednak wcześniej należy wypełnić następujące oświadczenie (link do pobrania TUTAJ ), połączyć je w jeden plik z upoważnieniem i wgrać do systemu obsługi projektu w odpowiednim miejscu.
4. ADRES OLIKA JEST POPRAWNY ?
Adres Orlika możemy sprawdzić w zakładce „Orlik”.
Jeżeli dane adresowe są błędne prosimy, aby skontaktować się z zespołem projektu Lokalny Animator Sportu i zgłosić potrzebę ich aktualizacji.
Dopiero po aktualizacji tych danych można przejść do dalszych kroków związanych z podpisem umowy.
PODPISY TYLKO Z WYKOSZYSTANIEM USŁUGI AUTENTI
Dla potrzeb podpisywania umów w projekcie Lokalny Animator Sportu w 2022 będzie wykorzystywana tylko i wyłącznie usługa elektronicznego podpisu dostarczona przez serwis Autenti. Nawet, jeżeli osoby upoważnione do podpisywania umów dysponują własnym podpisem elektronicznym dostarczonym przez inny podmiot, będą musiały skorzystać z podpisu umów za pośrednictwem Autenti.
KOLEJLNOŚĆ PODPISÓW
W tym roku odwrócona została kolejność podpisu umów o dofinansowanie w ramach projektu „Lokalny Animator Sportu” z przedstawicielami JST / Administratorów Orlików.
Najpierw to przedstawiciele JST / Administratorzy Orlików podpisują umowy za pośrednictwem serwisu Autenti. Dopiero otrzymaniu informacji o podpisaniu dokumentów ze strony JST/ AO, Operator przystąpi do złożenia popisu na umowie.
Po osiągnięciu statusu umowy „3 / 4 Oczekuje na podpisy” NALEŻY NIEZWŁOCZNE PODPISAĆ UMOWĘ.
Szybkie ukończenie etapu podpisywania umów z przedstawicielami Jednostek Samorządu Terytorialnego / Administratorami Orlików, pozwoli na sprawniejszą organizację procesu zawierania umów z Animatorami.
Szczegółowa instrukcja podpisywania umów dla JST i AO jest dostępna TUTAJ.
Infolinia projektu Lokalny Animator Sportu (+48 22 834 60 40) pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 16:00.
Dodatkowych informacji udziela Zespół Projektu Lokalny Animator Sportu pod adresami [email protected], [email protected], [email protected]
Wszystkie bieżące informacje publikowane są na stronie www.projektorlik.pl.
