kropki

PROCEDURY ADMINISTRACYJNE – status prac

Mija osiem tygodni od ogłoszenia wyników rekrutacji do Projektu Lokalny Animator Sportu.

Poniższe grafiki przedstawiają status procedur administracyjnych w liczbach:

Operator prosi wszystkich Animatorów, którzy są w trakcie procedur, żeby uważnie przeanalizowali zadania konieczne do realizacji kolejnych etapów procedur i unikali błędów, które wydłużają czas niezbędny do podpisania umowy. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

  • weryfikacja -  wszystkie podpisy i parafki powinny być we właściwym miejscu oraz podpis ze strony Instytutu Sportu musi być popra,wnie wydrukowany
  • wysyłka dokumentów - zatwierdzone dokumenty (umowa i oświadczenie) należy wysłać pocztą/kurierem w oryginałach, a nie skanach (!!!) W oświadczeniu, które zostało wygenerowane na etapie 4  należy wpisać numer umowy.

Zespół obsługujący projekt zarejestrował dotychczas blisko 1100 przesyłek z dokumentami od Animatorów, z czego 400 zawierało dokumenty z błędami - skany oświadczeń i umowy zamiast oryginałów, brak parafek na stronach, brak czytelnego podpisu na ostatniej stronie, brak oryginalnego oświadczenia, brak oryginalnych podpisów itp.

Wszystkie błędy na każdym etapie są rejestrowane, podobnie jak rozmowy prowadzone przez konsultantów na infolinii Projektu tak, aby wszystkie sprawy były prawidłowo udokumentowane. Właściwa dokumentacja dotycząca każdego etapu realizacji zadania jest niezbędna do rozliczenia dotacji.

Dla Operatora Projektu brak możliwości wypłacania wynagrodzeń jest również niekomfortowy, dlatego od 3 miesięcy trwają intensywne prace nad zamknięciem procesu administracyjnego.  

Stworzenie skomplikowanego systemu informatycznego obsługującego Projekt wymaga czasu. Trzy firmy informatyczne pracują, aby narzędzie działało poprawnie. W tej edycji Projektu liczba zmiennych uwzględnianych przez narzędzia elektroniczne (niektórzy pracowali od marca, inni od maja, kolejne osoby zaczęły w czerwcu, niektórzy w marcu przepracowali 5 h inni 24 h, a narzędzia muszą każdego identyfikować indywidualnie) przedłużyła proces tworzenia systemu.

Celem Operatora Projektu jest obsługa realizujących zajęcia na Orlikach na takim poziomie, jak dzieje się to w przypadku Programu Szkolny Klub Sportowy, którego operatorem Instytut Sportu – Państwowy Instytut Badawczy jest od 4 lat. System elektroniczny Programu SKS obsługuje na co dzień blisko 15 000 nauczycieli prowadzących ponad milion zajęć w skali roku. W tym przypadku narzędzie do rejestrowania i rozliczania zajęć jest uruchamiane w pierwszym miesiącu działania programu. Takie jest też założenie na ewentualną obsługę projektu Lokalny Animator Sportu w przyszłości.

Otrzymanie projektu było dla Instytutu Sportu – Państwowego Instytutu Badawczego dużym wyróżnieniem. Praca Animatorów na boiskach Orlik cieszy się w środowisku sportowym bardzo dobrą opinią, a sami Animatorzy są postrzegani jako filar, który zapewnia korzystającym z odpowiednią dawkę aktywności fizycznej. To są powody, dla których Instytut Sportu chciałby w przyszłości kontynuować współpracę z Animatorami.

W najbliższych miesiącach przedstawiciele Operatora odwiedzą blisko 1000 orlików i zbiorą niezbędne dane do ewaluacji Projektu, która zostanie przedstawiona w Ministerstwie Sportu. Lokalny Animator Sportu jest ważnym i dostrzegalnym narzędziem w walce z brakiem aktywności fizycznej w Polsce, co jest niepodważalną zasługą Animatorów pracujących na Orlikach. Współpraca wszystkich realizujących Projekt może doprowadzić do tego, że w najbliższych latach będzie się on dynamicznie rozwijał.

W tym kontekście wszelkie uwagi ze strony Animatorów i Administratorów Orlików na temat realizacji Projektu będą bezcenne.

Infolinia Projektu Lokalny Animator Sportu (+48 22 834 60 40) pracuje w godzinach 8:30 – 17:00 od poniedziałku do piątku, a wszystkie najnowsze informacje publikowane są na stronie www.projektorlik.pl

POWRÓT